Compte rendu point CD AFPy 17 juillet 2019
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*Début 18h07*

Présents :
 - Pierre
 - Lucien
 - Julien
 - Marc
 - Guillaume

Excusés :
 - Victor
 - Jules
 - Jean Michel


Ordre du jour
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- Transcription Pyconfr
- Diversité Pyconfr
- Bourses
- Site
- Sponsors
- Aide orga
- Adhérents


Transcription PyConFR
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Maxime Rinna propose de s'occuper comme en 2018 de la transcription.
On est en attente du sponsoring de Google qui souhaite sponsoriser en particuler la transcription.


Diversité à PyconFR
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- 16 personnes ont fait des propositions pour l'instant, dont des femmes.
- Julien : Faire un rappel sur les réseau sociaux. Accentuer le message dans le "bon sens" (?) pour faire venir des conférencières.
- Pierre et Lucien prennent contact avec Thierry Chantier pour proposer, comme en 2018, un atelier pour les enfants / ados (voir plus ouverte ?).
- Contacter des groupes (PyLadies, Django-Girls…).
- Proposer un système de tutoring pour les conférencier·e·s novices. Pendant les sprints.
- Pour la prochaine AG, insister sur le fait d'avoir plus de femmes au sein du CD.
- Faire venir des femmes dans le comité de selection des confs


Bourses
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- Ouverte jusqu'au 15/07 donc officiellement fermé
- 13 demandes
- Si on accepte tout le monde 3500€
- Qui on accepte ? Qui on accepte pas ? Établir une liste de critères (participe à la conférence d'une manière ou d'une autre, vient de loin, est étudiant, ...) et se mettre d'accord dessus. Typiquement, quelqu'un qui propose une conférence, du point de vue de Julien c'est une bonne chose. Demander l'avis au cd si des doutes persistent


Site web
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- Adresse disponible et présente sur le site.
- Reste du contenu à faire : Trucs et astuce pour dormir / manger / transport. Si des bordelais peuvent remplir ça serait parfait.
- Lucien améliore le site ce weekend


Sponsors
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- Facturé : 13 450 €
- En attente : 6 100 €
- 2018 : 24 000 € (quasiment égale au budget de la PyConFR)
- 2019 : 20 000 € (pour l'instant)

- Limite à ne pas dépasser (sinon on paye de la TVA) : 35 200€. Concerne la prestation de service. Adhésion et don peut être extraite de cette somme.
Donc viser 30 000 € maximum si possible.
- Tableau de suivi pour la compta sur le dépôt github
- Julien et Jules s'occupent de relancer
- Yaal à Bordeaux josselin at yaal.fr (possibilité d'aide sur place) :
    - Les contacter pour savoir ce qu'il peuvent / veulent faire.
    - Remplir la partie Trucs et astuces du site ?
    - Demander des conseils pour la soirée du samedi soir.
    - Marc les contacte
- Changement de méthode de communication avec les sponsors : Présenter la facture en premier lieu et discuter ensuite des modalités.

Cloture de l'appel à sponsors le 15 septembre (pour l'impression c'est bien d'avoir une petite marge). TODO Guillaume : À mettre sur le site.


Adhérents
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Actuellement on a seulement 42 adhérents alors qu'il en avait 111 l'année dernière. Ce n'est pas assez. On avait eu deux gros kicks : la demande d'adhésion et la PyCon Fr.

TODO : Faire un mail de relance à la rentrée, un mois avant l'évènement, en leur rappelant que c'est important pour la PyConFR.
TODO : Demander "est-ce que vous êtes à jour de votre cotisation" lors de l'inscription à la PyConFr.


Orga Bordeaux
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- 5 amphis + 16 salles réservés et confirmés, on a reçu les photos (c.f. paragraphe Divers)

Cloturer 15 octobre l'appel à conférencié·e·s.


Ouverture des inscriptions
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Prérequis :
    - La soirée du samedi : réfléchir au prix et au lieux, à transmettre aux acteurs locaux.
    - Les t-shirts : comme l'année dernière ?

Une fois que c'est OK, on peut ouvrir les inscriptions.


Divers
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On a le compte paypal bloqué, à cause du don de la PSF, il faut maintenant justifier de notre identité, mais du coup y'avait pas le bon nom, on a passé le compte en "business" (après des disaines de formulaires). Tout est rempli sauf le changement de personne.


- Notice de sécurité à remplir et renvoyer
- Album des photos des locaux :
https://photos.google.com/share/AF1QipPHrk9fNUATSATj-eB2Ok20ujbdv8fA0IGeUmziRtPin7Iz5Lr08fTYhyRwgRprSg?key=RGpZUnZHUmJpV1BsR29zLXA4R1ZYX2NjU0VKdDVn
- Il faut qu'on trouve rapidement les foodtrucks (combien et qui ?) car l'université a besoin de la liste.
- Définir les horaires des 4 jours afin de transmettre à la sécurité : 9h-18h pour les sprints / 9h-18h30 pour les conférences.
- Plan des salles :  https://drive.google.com/file/d/1Y-m9lIqx1wJ_uDupb22HCF-ATM98Xk6L/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/1vm64nHmc4DDTdzbz0c2tfG6YaNeQI-uq/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/1ySMRP8iw0faekiVIXjeQc7_rk9ui_k1G/view?usp=sharing
- Marc doit recontacter le responsable du réseau éléctrique du parc de l'université de Bordeaux.
- Leur demander si on peut utiliser les 16 salles pour faire les sprints plutôt que les faire dans le couloir ? Plus simple niveau éléctrique, et plus confortable.
- La convention est en cours de finalisation du côté de l'université.


**Prochain point le 21/08/2019**


*Fin à 19h00*
