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Compte rendu point CD AFPy

11 Janvier 2023

Début prévu : 20h00

Présents :

Marc Debureaux
[] Jules Lasne
Lucie Anglade
Thomas Bouchet
[] Bruno Bonfils
Pierre Bousquié
[] Antoine Rozo
Laurine Leulliette
Jean Lapostolle
Hervé Sousset
[] JeffD
Julien Palard
[] Florian Guillet
[] Marcos Medrano

Actions prévues lors de la réunion précédente

Antoine/Marc : Faire un post sur discuss pour établir une liste des exigences que l'on a pour des locaux PyConFr (matériel nécessaire, disponibilités en calendrier, nombre de places, etc.). Au plus fort de la journée à Bordeaux on avait 666 personnes (moins qu'à Lille où on avait dépassé les 800). Partager avec les universités un document formel incluant ces exigences et des photos des événements. → en cours pour le moment rien
Pierre : Faire la paperasse pour le transfert de « propriétaire » à la banque et sur paypal. ← J’imagine qu’il faudra de la paperasse style PV d’AG +dépot préfecture + Carte d’identités + patte blanche et petit four à Lyon -> A tenter sans le dépôt préfecture → FAIT avec succès
Thomas : se renseigner pour savoir si l’association peut avoir le statut d’intérêt général
debnet : Prendre contact avec gandi pour l'interview et obtenir les questions
Pierre : Prendre contact avec Hévéa pour la gestion du courrier et savoir ce qui est envisageable → en cours
- Pierre : Regarder les factures des années précédentes pour voir à quels imprimeurs on faisait appel et quels sont les tarifs habituels
Pierre : Récupérer les modèles de lettres d'invitations envoyées en 2019 et vérifier quelles infos étaient demandées
Antoine : Vérifier la légitimité des demandes d'invitations à la PyConFr (speakers ? inscrit·e·s ?) et envoyer les invitations si nécessaires après récolte des infos nécessaires (nom complet, numéro d'identité, etc.)
Équipe comm : relancer le cycle général de comm (twitter / mastodon / linkedin / discord / etc.) autout de la participation à l'événement et pour les speakers
Lucie : envoyer message au groupe meetup Lyon (~1500 personnes)
Marc : idem sur le meetup Lille mais semble un peu mort
Antoine : Prendre contact avec les foodtrucks si personne n'est sur le coup
Marc : contacter les Paniers de Léa
CD : voter pour les confs entre le 7 et le 11 janvier pour qu'on puisse se décider lors de la réunion du 11
Jeff : voir pour imprimer des affiches PyConFr et Afpy pour la fosdem qui aura lieu début février

Ordre du jour

Qui fait le programme ? (je suis chô − Lucie)
Règles de sélection des confs / sprints / ateliers (en plus de suivre les votes bien sûr, pour maximiser le nombre de speakers) : nombres de talk (on évite qu’une personne ait plein de talks), les personnes qui viennent de loin, détails sur la présentation du talk
Une limite sur le nombre de talks en anglais ou pas ? : 1,5 tracks anglophones, bien étiquetter en anglais / en français
Combien de sprints possibles niveau place ? : il y a plein de places, on peut sûrement tout accepter
Est-ce qu’on sélectionne des sprints en anglais même si ils ne sont pas bien classés après les votes (je n’ai pas encore regardé ce que ça donnait) pour que les participants non-francophones aient le choix dans les sprints ? : y a plein de places, osef
Comment ça se passe la communication pour informer les gens si leur sujet est retenu ou non ? (au moment de la création du planning ?) (chô aussi − Lucie) : quand on clique sur accepter ça envoit un mail, on peut test sur nos conférences. Dire aux gens d’en parler et rappeler qu’il faut s’inscrire sur HelloAsso
Liste des salles pour les sprints du jeudi/vendredi, liste des salles pour les ateliers, liste des salles pour les conférences (et le nombre de places) : c’est pareil que la précédente édition
Est-ce qu’on met des plénières ? Si oui, quels talks on met en plénière ? : une plénière bienvenue le samedi matin, une clôture pour le dimanche soir (si possible), un créneau pour les sponsors (dans la plénière de bienvenue), pas de plénières car on a pas demandé avant
Un créneau Lightning Talks ? : OUI!!!!
Convocation à l’AG : à faire
Point sur les bourses : https://discuss.afpy.org/t/suivi-demande-de-bourses/1173 : attention à la limite (le 15 janvier)
Point sur le budget : https://discuss.afpy.org/t/bilan-previsionnel-pycon-2023/1174 : on est plutôt bon, même en payant des bourses à toutes les demandes
Demande par mail de gens qui veulent faire des confs mais se sont réveillés trop tard dimanche → leur proposer de faire un lightning talk
Point sur les t-shirts : quelle quantité / tailles Et quel surplus pour de l'achat sur place ? : pour les tailles il faut voir avec le prestataire, idem pour les quantités (200 max)
Point sur les badges : on rachète quelque chose ou pas ?
- Staff (50aine), Volunteer (50aine), Speaker, Sponsor
  - un peu de tout, arrondi à la centaine supérieure
- badges plastiques : 200
Point sur les tours de cou : On achète tout ? Si oui, combien ?
- 1000
Est-on assez de bénévoles ? : jamais assez
Heure pour récup le buffet du samedi avec le traiteur et pour rendre le matériel (verres et écocup) : mettre une caution sur les verres car c’est 1€ par pièce qui manque sinon
Le comité diversité : Laurine et Lucie (au minimum)

Taipy :présentation de 2 minutes en pleinière, possiblité d'avoir un stand permanent.

Stats d'inscrits

https://pad.chapril.org/p/inscriptions-pycon-fr-2023 <= pas à jour ? Si si julien le met à jour "de temps en temps".

Actions

Lucie : fait le programme avec Guillaume
Marc : envoyer la convocation avant le 19 janvier
Jean : Répondre à Taipy
Âme charitable : rappeler à Marc si il a pas fait de convocation d’ici le 16 janvier
Jean : Retardataire : Leur proposer de faire un Lightning Talk ou trou dans le planning
Mindiell : les t-shirts
Marc : voir avec Yoann pour le retour du matériel du buffet
Laurine et Lucie : voir l’orga pour le comité diversité

Prochaine réunion le 26 janvier à 20h00

**Fin : 21h39 **

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